בניית תקציב שנתי – האם אקסל הוא הכלי עבורך?

אקסל הוא כלי נהדר לבנות ולתחזק חישובים ולבנות במהירות תוכניות עסקיות, אולם בסביבה עסקית מורכבת הגמישות שלו יכולה להוות מכשול בתהליך התכנון והתקצוב.

מה מאפיין תקציב טוב?

1. תקציב הוא כלי ניהולי

תכנון ובניית תקציב מעידים על מקצועיות החברה. התקציב צריך לשפר את ההתנהלות בחברה ולכן בנייתו חייבת לערב מספר אנשים. תהליך תכנון המכירות צריך לערב אנשים שמכירים את המוצרים ואת הלקוחות. בבניית תוכנית ייצור יש לערב אנשים המבינים את יכולות הייצור ודרישות חומרי הגלם.

התקציב אמור להיות כלי עבודה ניהולי וגמיש למציאות המשתנה. הדבר דורש תהליך יעיל שאינו לוקח זמן רב מדי או משאבים מרובים.

2. דיוק והנחות עבודה

דיוק הוא חלק גדול מתהליך תכנון תקציב איכותי. מנהלים בחברה צריכים להיות מסוגלים לסמוך על הנחות העבודה ששימשו לבניית התקציב. הנחות אלו חייבות להיות מדויקות מספיק כדי לשקף את המציאות, אחרת הן עלולות לעוות את מטרות החברה.

3. זרימת עבודה חשובה

חשוב שהאנשים שמכירים את העסק יהיו מעורבים בתהליך התכנון. הכלי צריך לאפשר גישה על בסיס ‘need to know’ ולבטא את נהלי העבודה של החברה. כלים טובים מאפשרים מעקב אחר מי עשה מה ומתי, וכן העברה קלה של נתונים למערכות אחרות.

האם האקסל עומד בקריטריונים?

1. קבצי אקסל הם מסמכים ולא בסיסי נתונים

אקסל אינו בסיס נתונים. חוברות העבודה באקסל הינן מסמכים המאוחסנים בתיקיות. משתמש יכול בטעות לבצע שינויים או למחוק מידע חשוב. כאשר אנשים מעתיקים קבצים ומבצעים שינויים מקומיים, נוצר בלבול של גרסאות שונות.

2. שגיאות בקבצי התקציב

כל משתמש באקסל מורכב מכיר את התרחיש בו הכול נראה תקין אך המספר הסופי לא הגיוני. טעויות באקסל גדול דורשות זמן רב באיתורן ובתיקונן, בעיקר כאשר מספר קבצים קשורים זה לזה.

3. לתקציב טוב יש הרבה רמות וממדים

תקציב מורכב מבוסס על הנחות יסוד רבות. תוכנת האקסל לא מאפשרת לעבוד עם מספר רב של רמות וממדים בו-זמנית.

4. גמישות לשינויים

כאשר מוסיפים סעיף חדש או מחלקה חדשה, צריך להתאים את מבנה האקסל בעבודה קשה. שיקול קנייה של חברה חדשה עלול להישמט רק בגלל חוסר גמישות התוכנה.

5. החברה כמאגר ידע

אין עובד או מנהל אחד בחברה שיש לו את כל התשובות. מנהלי מכירות מכירים לקוחות, מנהלי שיווק מבינים את המותג, מנהלי ייצור מבינים את התהליכים. למה שמחלקת הכספים בלבד תהיה אחראית על כל התקציב?

סיכום

תכנון ובניית תקציב אינם חייבים להיות מטלה משעממת שמבצעים פעם בשנה. תקציב יכול להיות כלי נהדר לניהול העסק. עם זאת, יש לבצע חשיבה רצינית האם אקסל הוא הכלי הנכון לכך.