בקרת פרויקטים
המערכת לבקרת פרויקטים שפיתחנו על גבי Power BI מתחברת לכל מקור נתונים ולכל מערכת שאתם עובדים איתה (פריוריטי, חשבשבת, SAP ועוד) ויודעת לרענן את הנתונים בצורה אוטומטית, כך שתמיד יש לנו כלי עדכני לניתוח הנתונים שלנו. בנוסף, הכלי מציג את הניתוחים והתובנות באמצעות כלים ויזואליים ולא ע"י טבלאות שצריך "לחפור" בהן.
לבקרת פרויקטים, מקום מרכזי בפעילות הניהול הכספי. דו"חות מסוג זה נדרשים בכל פרויקט מסודר וניתן לתארם כחיוניים לפעילות השוטפת של העסק ואפילו כקריטיים. ניתוח תקציב מול ביצוע באמצעות Power BI, נותן מענה לשורה ארוכה של צרכים. לדוגמא:
תכנון כספי – איך מקבלים תמונה ברורה
התכנונים הכספיים שלכם תמיד מורכבים מאוד? מה שקורה בפועל, שונה למדי מהמתוכנן? ההשוואה בין השניים מסבכת אתכם? היא מסבכת את כולם, אלא אם עובדים עם כלי עזר דוגמת Power BI. בגדול, כלי זה מאפשר ניתוח תקציב מול ביצוע, כך שרואים בצורה מסודרת, מה באמת התרחש על פני תקופת זמן מבוקשת. מה תוכנן ומה בוצע. לדוגמא: תוכלו לראות מה הוא הרווח שהשגתם על פני התקופה הנבחרת והמערכת תחשב עבורכם בקלות, מדדים כמו אחוז הרווח מתוך החוזים והוראות השינוי ביחס לתקציב העדכני.
כמו כן, היבט חשוב מאוד, הוא שתוכלו להבין טוב יותר את התועלת (או היעדרה) מהוצאות מסוימות. תוכלו לראות האם הוצאה X שאמורה לקדם הכנסה Y, אכן פרופורציונאלית להכנסה הזו (למשל בעבודה מתוכננת של יומיים היו צריכים לבצע 50% מהתכנון ובפועל ביצעו 30% מהתכנון מה שיגרום לסטייה מהתקציב המתוכנן). ואיזו מגמת שינוי יש בכך. המגמה תצביע על התייעלות או להיפך והיא עשויה להוביל להחלטות לגבי שינוי בעתיד, באופני השקעת התקציב.
תקציב מול ביצוע – ניתוח עמידה בתקציב
בעזרת Power BI תוכלו להשוות היבטים שונים של תכנון מול מה שהתרחש בפועל, על פני קטעי זמן מבוקשים או בנקודת זמן מוגדרת. כחלק מניתוח תקציב מול ביצוע, תוכלו לבדוק את התקציב העדכני ולברר כמה ממנו כבר נוצל. המערכת מאפשרת להסתכל על ניצול המשאבים וספקים ביחס לתכנון וביחס של קצב ההתקדמות לעומת העלות בפועל. הדבר עשוי להתריע בזמן אמת על חריגות בזמן הביצוע, לפני שאנחנו מגיעים לחריגות גדולות שיכולות לפגוע ברווחיות בפרויקט. כאשר המטרה היא גם לראות עמידה בלוחות הזמנים שנקבעו לפרויקט וגם עמידה בתקציב שנקבע לפרויקט בחלק של ניתוח תקציב מול ביצוע. ניתן לפלח את הניתוח לפי תקופות בקרה, משאבים, ספקים, סוגי תעודות ומשימות.
ניתוח תקציב מול ביצוע – איך מפלחים
את המידע תוכלו לפלח על פי פרמטרים שונים. לדוגמא – פילוח על פי ניצול משאבים וספקים שונים, ת משימו, תקופות בקרה או פילוח על פי סוג תעודות. זה יכול להיות למשל פילוח על פי חשבוניות רכש, חשבונות קבלנים כחלק מחוזה, חשבונות קבלן כתוצאה משינוי, חשבונות שממתינים לאישור או חשבונות שאושרו. פילוחים כאלה, הם חלק מתהליך של העמקה במידע והם מסייעים להפיק ממנו תובנות מעשיות. עקרונית, הפרשים בין התכנון לביצוע, מצביעים פעמים רבות על חוסר יעילות, טעויות, כשלים וכדומה. האתגר הוא, להבין ממה זה נובע. בכדי להשיג זאת, חייבים להתעמק בפרטים. פילוח יכול להתמקד גם בקווי מוצר שונים, באופן שיסייע לקדם התייעלות בייצורם ומכירתם ולמקסם את הרווח מהם.
ניתוח תקציב מול ביצוע – התייעלות
ניתוח תקציב מול ביצוע באמצעות Power BI, מסייע גם בפיקוח על מידת העמידה בלוחות הזמנים.
כמו כן, תוכלו לבדוק עמידה ביעדי תקציב, תוך פילוח לפי הפרויקטים השונים ובכך להעריך את תפקוד מנהל הפרויקט. בנוסף, תוכלו לבנות מסגרת תקציבית לביצוע כל פרויקט, על בסיס מקורות תקציב שונים. כללית, נציין כי התייעלות באמצעות ניתוח תקציב מול ביצוע, איננה דבר חד פעמי. נהפוך הוא – זה הוא תהליך ממושך וקבוע. לא תמיד קל, אבל חשוב. הגרוע ביותר, הוא כלל לא לעשות אותו. ואכן, יש עסקים שלא מגיעים לזה בכלל, מאחר שהם טרודים כל כך בשוטף וב"כיבוי שריפות". אלא ש"שריפות" כספיות רבות, נובעות מחוסר יעילות עמוקה, שניתוח כזה יכל לתקן. הפתרון? שימוש ב-Power BI, התקדמות הדרגתית בעזרתו והתייעלות הדרגתית אבל מתמדת. ניתן לומר שכלי זה מקל מחד על הבנת הנתונים הרבים. מאידך, הוא מסייע להציג באופן מספרי, נקודות חיוניות מבחינה עסקית. לדוגמא: האם ועד כמה, הלקוח החדש "משתלם" לכם?
תקציב מול ביצוע – ניתוח קל יותר
כל פרויקט כמעט, הוא עניין מורכב., בכל פרויקט יש גם סחורות, קבלנים, עובדים ואינספור סיבוכים כספיים, דוגמת קבלת תשלומים ב"שוטף פלוס". לא פלא לכן, שרבים חשים שהניתוח הכספי מורכב למדי. יש שעושים זאת בדרך הקלה לכאורה – בעזרת אקסל. אלא שאקסל מוגבל יחסית למטרה זו, בוודאי עבור אדם ממוצע, שלא שולט ביכולות המתקדמות שלו.
כלי תובנה עסקית (BI – Business Intelligence) כמו Power BI מפשט את העניינים. בין השאר, הוא עושה זאת באמצעות ויזואליזציה – הצגת נתונים באופן גרפי. זה יכול להיות גרף, דיאגרמת עוגה ועוד. כך קל יותר ומהיר יותר להתקדם עם הניתוח.
תזרים המזומנים של כל פרויקט
בעולם הפרויקטים יש בדר"כ אבני דרך. החברה מגישה ללקוח דרישת תשלום על פי התקדמות הפרויקט ולאחר מכן הלקוח מאשר אותה ואז משלם. כל עיכוב בתהליך הגשת החשבונות ואישורם ע"י הלקוח, יכול לגרום לבעיה תזרימית של הפרויקט מול ההתחייבויות של החברה מול הספקים ונותני השירות שלה. המערכת מאפשר 2 מקורות: תהליך הגשה ואישור החשבונות מול הלקוח, בכדי לראות את התקדמות התשלום והגשת החשבונות. מקור שני הוא תזרים המזומנים של הפרויקט – אנו מציגים במערכת תמונה כללית על יתרות העו"ש של חשבונות הבנק של הפרויקט, צפי להכנסות (מאישור החשבונות מול הלקוח) ואל מול התשלומים הצפויים מול הספקים ושכר של העובדים. אנו ממחישים למנהל הפרויקט באמצעות גרפים, בעיות תזרימיות שיכולות לנבוע מהתנהלות לקויה בהתחייבויות מול ספקים או קבלת תשלום מול הלקוח.
Power BI – תכונות מתקדמות
אגב, ל-Power BI תכונות מתקדמות רבות, כולל בהיבט האבטחה. למשל זיהוי משתמשים על פי פרטיהם בהתחברות. בהמשך, ניתן באמצעות זיהוי המשתמשים להגביל גישה למידע מסוגים שונים. כך ניתן למנוע חשיפת מידע רגיש בדו"חות השונים, בפנים אנשים שלא מורשים לראות אותו. אפשר למשל, להגביל את הצפייה עבור מנהלי הפרויקטים שיוכלו לראות רק את הפרויקטים שלהם ודרג הבכיר בארגון לאפשר צפייה של כל הנתונים מכל הפרויקטים.