אפיון מערכות BI
כל ארגון המבקש להקים תשתית לפיתוח פלטפורמת BI נדרש תחילה לבצע אפיון של כל המודולים ותתי מערכות המידע הקיימים. שלבי התכנון והאפיון הם החשובים ביותר בתהליך בהטמעה של מערכת BI בחברה, זאת משום שעליהם יתבססו כל המודלים העסקיים העתידיים של החברה.
בקצרה, תהליך האפיון מתחיל במיפוי מקצועי של העולם העסקי ממנו מגיע הארגון, ונמשך דרך תרגום הדרישות העסקיות לפתרונות טכנולוגיים. כל זאת נעשה באמצעות זיהוי מקורות המידע ובחירת נכונה של פלטפורמת ה-BI שתאפשר את קידום התהליכים הארגוניים בצורה האופטימלית.
אפיון המערכות נעשה בידי מומחים מתחום הבינה העסקית, כשלצד כישוריהם כמנתחי מערכות BI, עליהם להיות בקיאים גם בעולם העסקי ובהבנת הצרכים העסקיים והכלכליים של החברה.
שלבי האפיון:
הגדרת הבעיות וצרכי הלקוח
בסופו של תהליך האפיון, עומדים לרשותה של החברה, מסדי נתונים מבוססים על פלטפורמת בינה עסקית באמצעותם יוכלו לנהל ולשלוט באופן יעיל וחכם יותר בכלל התהליכים הארגוניים. החל מבקרה תקציבית, שירות לקוחות, מעקב אחר יעדי מכירות, ניהול רכש ומלאי ועד ניהול שרשראות אספקה ותהליכים לוגיסטיים, יוכלו מנהלי הארגון להשתמש בזרם המידע שמספקת להם הפלטפורמה על מנת לפתור בעיות ארגוניות מהותיות.
מלבד זאת, חשוב להבין כי בסופו של דבר, אפיון חכם ושקול יהפוך את הארגון לרווחי יותר ויעזור גם בהגדלת המכירות.
כל תהליך של אפיון מערכות BI מתחיל בהגדרת הבעיה העסקית והבנת דרישות הלקוח. הכוונה היא לאסוף כמה שיותר מהבעיות או מהצרכים הארגוניים שמציגים מנהליו, על מנת לנתח אותם לעומק ועל בסיסם לפתח את המערכות החדשות שיוטמעו בארגון.
בעצם מדובר בשלב קריטי בו יש צורך לזהות את הבעיה העסקית, ולהבין יחד עם מנהלי הארגון מהם "המוקשים" שמקשים על ההתנהלות של הארגון ומונעים ממנו להתקדם.
מצד אחד, ניצבות דמויות המפתח בארגון שמעוניינות במערכות BI מתקדמות שיאפשרו להם ניתוח מעמיק והפקת תובנות עסקיות בזמן אמת מכל התהליכים הארגוניים והעסקיים שקיימים בארגון. מנגד, ניצב מנתח מערכות BI. בעזרת הבנה עסקית עמוקה תפקידו בסופו של דבר הוא להכווין את הארגון למימוש מלוא הפוטנציאל שלו דרך אפיון הנתונים והקמת פלטפורמה חכמה לניהול ושליטה אופטימליים בתהליכים הארגוניים.
הגדרת המתווה לפתרון הבעיות העסקיות
לאחר שהצרכים העסקיים הובנו ותורגמו לכדי מתווה שיעזור לארגון לפתור בעיות מהותיות, יש להעלות את הדרישות על הכתב טרם שלב המימוש שלהם בפועל על גבי הפלטפורמה. הדרישות צריכות להיות כמה שיותר מפורטות, כדי שבשלבי ההטמעה הן אכן ימומשו לפי סדר העדיפויות הרצוי.
אגב, התוויה נכונה של הצרכים הארגוניים חייב להיעשות באמצעות עין מקצועית, שכן שלבי המימוש וההטמעה של המערכות מתבססים עליו והם עלולים לגזול משאבים יקרים וכסף ארגון.
כך לדוגמא, סביר יהיה שמנהלי הארגון ידרשו לנתח כמה שיותר נתונים מכל מערכות המידע של הארגון. בפועל, עם ניתוב נכון של המידע, לא יהיה צורך להשתמש בכל כך הרבה נתונים על מנת לפתור בעיות עסקיות. להפך, מימוש מסורבל רק יעכב את ההתפתחות של העסק ויהיה צעד לא כלכלי.
בשלב זה נכנסים לתמונה השיקולים הכלכליים מצדו של הלקוח. הכוונה היא שמנהלי הארגון נדרשים להכריע בדבר סוג הפלטפורמה שתתממשק לארגון שלהם, כמות וסוג הפונקציות שהיא תציג וכן הלאה. באופן כללי, ככל שמערכת ניתוח הנתונים תהיה חכמה ופונקציונאלית יותר, כך גם העלות שלה תהיה גבוהה.
לכן גם, תהליך אפיון הנתונים חייב להתבצע בצורה שקולה, שתוביל לשימוש נכון במקורות המידע. אלו יעזרו לאנשי הארגון להפיק תובנות עסקיות בקלות וביעילות ברגע שהמערכות ימומשו על גבי פלטפורמת ה-BI.
אפיון מקורות הנתונים
אפיון לא של הצרכים הארגוניים יוביל בסופו של דבר לחוסר מהימנות של הנתונים, ובעצם לקריסתה של כל התכנית לשיפור התהליכים הארגוניים והעסקיים שהוגדרו מלכתחילה.
בשלב הבא, מנתח מאפיין המערכות את מקורות הנתונים עליהם תתבסס הפלטפורמה החדשה, ומגדיר את כל המדדים והנתונים שיועלו על פלטפורמת ה-BI. מדוע שלב האפיון קריטי כל כך?
שלב הניתוח דורש ממנתח המערכות לאפיין את המערכת מבחינה טכנית, זאת על מנת שהשליטה על הנתונים אכן תוכל להתנהל באופן ממוחשב. עם זאת, כתיבת האפיון דורשת גם הבנת התהליכים העסקיים והכרות מוקדמת עם כלי BI.
מימוש והטמעה סופית של המערכת
השלב הסופי הוא שלב המימוש. השרביט מועבר לידיו של איש התוכנה, והוא אחראי על הטמעת הצרכים על גבי התשתיות של הארגון. המתכנת מכיר את הדרישות העסקיות רק בצורה של שפה טכנית, והוא עובד באופן סכמתי כדי להטמיע את המערכת לפי סדר העדיפויות שנקבע: אילו פונקציות יוצגו על הדאשבורד ראשונות בתהליכי המכירה? אילו נתונים תאסוף המערכת לצורך בקרת שירות הלקוחות וכדומה.
בדרך לתוצר הסופי, עובד מתבצע מעקב ראשוני הכולל בדיקות איכות ומהימנות של הנתונים. כמו כן, במהלך המימוש הראשוני, נבדקת מידת ההתאמה של נתוני המערכת החדשה למערכות המידע המקוריות.
אפיון חווית המשתמש
לצד שלבי האפיון המרכזיים, יש לשים דגש גם על היבטים הקשורים לחוויית המשתמש (UX).
כאן נכנסים לתמונה שיקולים של יעילות ויציבות התוכנה, לצד חווית השימוש בפלטפורמה עצמה.
על מנת לממש תוכנה יציבה ויעילה שתשמש נאמנה את הלקוח, חשוב לאפיין מראש פרמטרים מרכזיים כמו צפי היקף השימוש, מספר העובדים בארגון, סוגי הפונקציות שיוטמעו על פלטפורמת ה-BI, תצורות של הדשבורדים וכן הלאה.
כמובן שפלטפורמה שתוכננה עבור ארגון עם עשרות משתמשים לא תעבוד בצורה יעילה, ולעיתים אף תקרוס אם ישתמשו בה בפועל מאות משתמשים.
ובאשר לחוויית השימוש בפועל, הדגש הוא על תהליכי אפיון ששמים דגש על האופן בו יוצגו התצורות, תצוגות הדשבורד, הגרפים והטבלאות על גבי הפלטפורמה.
מנהלי מכירות ירצו, ככל הנראה, לקבל מידע גרפי קריא וברור, ולא ערמות של נתונים ומספרים שיותירו אותם מתוסכלים ללא שום יכולת לנתח את המידע ביעילות.
לסיכום
שלבי האפיון של מערכות BI בנויים ממספר צעדים הכרחיים לצורך הצלחת הפרויקט או קידום המטרות העסקיות של הארגון.
כל חברת BI נדרש לנתח את מקורות המידע שלה בצורה יסודית, ולבחור בכלי בינה עסקית שיתאימו לצרכים הארגוניים שלה.
תפקידו של מנתח מערכות המידע הוא קריטי. באחריותו לשמש כיועץ ומוביל עסקי של הארגון, וגם לתפקד כגשר בין האפיון הטכני של הצרכים והתווית הדרך הנכונה לניהול נכון יותר של הארגון באמצעות פלטפורמת BI.
כבר הזכרנו את הצורך באנשי מקצוע מיומנים שידעו ליישם את הדרישות של מנהלי החברה ולזקק אותם לכדי פלטפורמת ניהול חכמה של מסדי הנתונים.
כמו כן, באחריותם לוודא שאכן מקורות הנתונים שמוזרמים אל הפלטפורמה אכן אמינים, שכן כל הצלחתו של הפרויקט תלויה בדבר.
מנתחי מערכות המידע ואנשי ה-BI של DataCore מעניקים ליווי עסקי צמוד לכל לקוחות החברה שמעוניינים בביצוע שינוי מהותי בארגון.
פיתוח מערכות המידע נעשה על גבי פלטפורמת Power BI מבית מיקרוסופט, באמצעותה תוכלו להפיק תועלת רבה יותר מהנתונים ולמנף את כלל התהליכים העסקיים שלכם.
צוות האנליסטים והמומחים של Datacore מנוסים בפתרון בעיות עסקיות, ומגיעים עם כל הכלים הדרושים על מנת לאפיין את נתוני הארגון בצורה חכמה ושקולה.
הניסיון שלנו מתבטא בעבודת שטח איכותית ללא פשרות, בסופה תוכלו אתם, מנהלי הארגון, להנות ממערכת BI חכמה להפקת דוחות אינטראקטיביים שישמשו קרש מקפצה משמעותי לארגון.