שיפור ביצועים
פיתוח והטמעה של מערכות מידע על גבי פלטפורמת BI הוא כלי מצוין שניתן להפיק ממנו תועלת עסקית רבה ולקדם כל ארגון. במקביל, אין ספק שכלי הניהול שיהיו בידיכם יהיו חכמים ויעילים הרבה יותר, בין אם בכל הנוגע לקבלת החלטות בצמתים קריטיות או בניהול השוטף של מערך הביצועים הארגוני.
אך האם באמת מדובר בתהליך סופי הכרוך פיתוח תשתיות BI, בסיומו תוכלו להינות כמנהלים מכלי עוצמתי להפקת תובנות עסקיות וניתוח נתונים? במבחן המציאות נדמה שהתשובה לכך שלילית. לצורך השגת היעדים העסקיים שלכם אתם נדרשים לבצע תהליכי שיפור ואופטימיזציה מתמידים של המערכות הקיימות בארגון. המציאות מלמדת אותנו שחברות BI רבות קופאות על השמרים ולא מצליחות להפיק תועלת ממערכות הבינה העסקית שלהן. בפועל, עצם המעבר של החברה לפלטפורמת BI אינו בהכרח מעיד על כך שהיא תשגשג ותצליח להפיק את התובנות הדרושות לפתרון הבעיות העסקיות שלה.
דוגמא נפוצה לכך נמצאת אצל ארגונים רבים שחווים תחילה הצלחה ושגשוג כלכלי, אך לאחר תקופה צונחים אחורה ולא מצליחים לשפר את ביצועי המערכת. הנטייה של רבים היא להתייחס לתהליך הפיתוח וההטמעה של הפלטפורמה כתהליך סופי, בסיומו עומדת לרשותם מערכת ניהול ביצועים חכמה שתעשה עבורם את העבודה.
שיפור מערך ניהול הביצועים בכמה צעדים פשוטים
איך ניתן להפוך את כלי ה-BI של הארגון לכלים מניבי תוצאות? כבר הבנו שעצם הנוכחות של מערכת BI אינו מהווה מפתח להצלחה עסקית, ודרושה יותר תעוזה ויוזמה מצד הגורמים האנושיים בארגון על מנת להקדם את העסק.
פלטפורמת ה-BI היא כלי ניהולי, פשוטו כמשמעו. על מנת למקסם את האיכויות של הכלי נדרשת כל הזמן "תחזוקה" שוטפת מצד מנהל הארגון. תהליכי שיפור המערכות יכולים להיעשות בכמה מישורים מקבילים:
מעקב שוטף אחרי המדדים – פלטפורמת ה-BI מספקת למשתמשי הארגון מערכת חכמה לניתוח נתונים, ומציגה את התובנות והמדדים המתקבלים ממערכות הארגון השונות בצורה נוחה.
אולם, ללא מעקב ובקרה על הפלט של המדדים לא יוכלו להסיק מסקנות בארגון בנוגע לעקומת שיפור הביצועים ולאחוזי ההצלחה.
כל אלו הן שאלות שמנהלי הארגון ומקבלי ההחלטות צריכים לשאול את עצמם.
בסופו של דבר, ההצלחות וההתקדמות של הארגון נמדדים באופן כמותי, שמבטא את היכולת של הארגון להתמודד עם הבעיות העסקיות שהציב לעצמו – העלאת אחוזי המכירות, שיפור זמני השילוח, צמצום עלויות הייצור, ניהול תקציבי נכון של תוכן פרסומי ועוד.
כדי לשפר את הביצועים של מערכת הבינה העסקית יש לעקוב אחרי התנודות של המדדים ולדגום אותם באופן תדיר – האם העלייה במדדים מרמזת על שיפור בביצועים או שעלייה כזו אינה מספקת עדיין? מהי נקודת הרפרנס של כל מדד? ואיך יודעים אם הושגו המדדים הרצויים?
ניהול נכון של מערכת המדדים – בהמשך ישיר לאמור לעיל, תפקידם של מנהלי הארגון הוא לקשר בין כל המחלקות התפעוליות ולהשוות בין המדדים שמתקבלים ממערכות המידע השונות של הארגון, על מנת להפיק תובנות מועילות.
בארגונים גדולים עם מספר מוקדי פעילות, לא תמיד קל לשלוט במדדים, ולקשר בין נתונים שמגיעים ממחלקות שונות. המנהלים נדרשים להגדיר מדדים בצורה חכמה ולבצע אינטגרציה חכמה שלהם.
יישום של כלים טכנולוגיים עבור תהליכי האופטימיזציה – באמצעות כלי תוכנה מתקדמים ומערכות AI ניתן לקבל פידבק בנוגע לטיב המדדים שהתקבלו. הכוונה היא, שפלטפורמת ה-BI תפיק את המסקנות והמדדים בצמוד לפלטפורמה נוספת שתעזור למשתמשי להפיק מידע מאותם מדדים ולהניע לפעולה את התהליכים.
העדר פידבק כלשהוא מצדה של המערכת יכול להוביל להזנחה של מערך ניהול הביצועים. המנהלים עלולים לחשוב שהביצועים אכן מובילים את הארגון לעבר המטרות העסקיות שהציב לעצמו. בפועל המגמה יכולה להיות גם הפוכה, והעדר פידבק ימנע ממקבלי ההחלטות להפיק את המיטב מהנתונים שמוצגים בפניהם.
בשלב היישום נכנסים לתמונה מומחי ה-BI שהטמיעו את המערכת בארגון. הם גם אחראים על פיתוח כלי תוכנה לשיפור הביצועים.
קביעת המדדים – בשלבי הפיתוח הראשוניים של הפלטפורמה בהם מוצגים הפתרונות העסקיים שדרושים לארגון, נדרש גם להציג תוכנית עבודה מסודרת שתקבע את כמות המדדים שתפיק המערכת תחת כל אחת המחלקות התפעוליות. עומס של מדדים יוביל בסופו של דבר לקבלת החלטות לקויה מצד המנהלים. לכן, חשוב לתכנן מראש בצורה חכמה את מערך ניהול הביצועים ולשים דגש על האיזון שבין כמות המדדים מצד אחד, ואיכותם מנגד. התכנון יוביל כמובן גם לשיפור הביצועים של המערכת.
למשל, מנהל מערך ייצור שמקבל מדי יום עשרות התראות שונות ממוקדים שונים (הזמנת חומרי גלם, ניהול משמרות של העובדים, עיכוב בתהליך הייצור, תקלות במכונות ועוד) לא בהכרח ידע לייעל את התהליכים בצורה טובה יותר.
שיפור המדדים בתהליך הייצור יגיע אם הוא ידע לטפל בנושאים הבוערים יותר ולמקד את המאמצים בצורה נכונה.
מי אחראי לתהליכי האופטימיזציה במערכות ה-BI של הארגון?
האחריות על שיפור הביצועים למערכות BI אינה נופלת על כתפיו של גורם יחיד. על מנת להפיק תועלת ממערכת ה-BI ולהשיג את היעדים האסטרטגיים שהוצבו, נדרש שיתוף פעולה בין הדרג הניהולי ובין מחלקת מערכות המידע.
מצד אחד, על אנשי ה-IT, האנליסטים ומפתחי ה-BI מוטלת האחריות לניהול הטכני של תהליכי האופטימיזציה. הם מהווים את מקור הידע הטכני בארגון, ויכולים להשתמש בכלי BI בצורה חכמה, לזהות כשלים בפלטפורמה, ולתת להם פתרון הולם.
הדרג הניהולי אחראי על התנעת תהליכי האופטימיזציה, הצבת היעדים העסקיים של הארגון וכפועל יוצא של כך גם הגדרה של המדדים אחריהם יש צורך לעקוב על מנת להפיק תובנות ולשפר את הביצועים.
בידי מנהלים הראייה העסקית והניסיון הדרוש על מנת להניע את הארגון לעבר המטרות שהציב לעצמו, תוך הכוונה של האנשים הטכניים ליישום נכון של כלי ה-BI.
בארגונים בהם לא קיימים אנשי IT, התמיכה בניהול הפרויקטים ושיפור התהליכים יכול להיעשות דרך מיקור חוץ. חברת datacore מספקת שירותי מיקור חוץ לאנליסטים ומפתחי BI, שיוכלו לעזור לחברות BI להפיק יותר מהעסק שלהם ולבצע תהליכי אופטימיזציה במערכות המידע שנתונות לרשותם.
דגשים נוספים
ראשית, חשוב לשים דגש על הגדרת מדדים פשוטים שיהיו מובנים למנהלי הארגון, כאלו שבאמת ניתן להפיק מהם תובנות ביעילות ובמהירות.
סוג אחד של מדדים שיכול לשרת את המנהלים נאמנה הוא מדד תפעולי – מדד כמותי שניתן לעקוב אחריו בקלות, למשל: תפוקות הייצור בכל יום עבודה, אחוזי המכירות השבועיים, משך זמני העיכוב בשילוח.
השירות כולל סקירה של ביצועי המערכת וכתיבת מסמך המלצות לשיפור ביצועי המערכת.
צוות המומחים של החברה מסייע בהגדרת היעדים העסקיים בהתאם לאופי הארגוני שלכם, ותומך באופן מלא בהטמעת כלים חדשים לשיפור המערכת הקיימת, צרו קשר להתחלת תהליך.
מלבד זאת, חשוב לזכור שמנהלי הארגון לא תמיד מגיעים מהעולמות הטכנולוגיים. שיתוף הפעולה בין המחלקות הטכניות שאחראיות על שיפור הביצועים של המערכות לבין המנהלים צריך להיות הדוק. רק העברת מסרים ברורה ותקשורת יומיומית בין שני הצדדים תוביל להמשכיות ולמחויבות בנוגע לשיפור ומעקב מתמיד אחרי המדדים והתהליכים בארגון.
חברת Datacore מספקת שירותים לשיפור הביצועים של מערכות BI קיימות בארגונים.