אקסל הוא כלי נהדר לבנות ולתחזק חישובים, לבנות במהירות תוכניות עסקיות וליצור דוחות יפים. עם זאת, כשמדובר בבניה ותחזוק תקציב בסביבה עסקית מורכבת, הגמישות של אקסל יכולה להיות המכשול שיקשה על תהליך התכנון והתקצוב.
מה מאפיין תקציב טוב?
- תקציב הוא כלי ניהולי
תכנון, בניית תקציב ותחזית מעידים על מקצועיות החברה. התקציב אמור לשפר את ההתנהלות בחברה ולכן בנייתו חייבת לערב מספר אנשים. לדוגמה, תהליך תכנון המכירות צריך לערב אנשים שמכירים את המוצרים ואת הלקוחות. בבניית תוכנית ייצור יש לערב את האנשים שמבינים את יכולות הייצור, תהליכי הייצור בחברה ודרישות חומרי הגלם. התקציב לא צריך להיות מוצג רק כדוח שנתי לדירקטוריון ולבנק, הוא צריך להיות כלי עבודה ניהולי. כדי להשיג זאת עליו להיות מבוסס על פעילות החברה ועל גורמים חיצוניים לה, הוא אמור להיות גמיש למציאות המשתנה. הדבר דורש תהליך יעיל שאינו לוקח זמן רב מדי או משאבים מרובים. - דיוק והנחות עבודה
דיוק הוא חלק גדול מתהליך תכנון תקציב איכותי. מנהלים בחברה צריכים להיות מסוגלים לסמוך על הנחות העבודה ששימשו לבניית התקציב. הנחות עבודה אלו חייבות להיות מדויקות מספיק על מנת לשקף את המציאות. אם נלקחו הנחות עבודה שגויות הן עלולות להשפיע על התחזית הכוללת וכך לעוות את מטרות החברה. - זרימת עבודה חשובה
כאמור, חשוב מאוד שהאנשים שמכירים את העסק יהיו מעורבים בתהליך התכנון. חשוב גם להשתמש בכלי מתאים שבו הנתונים מאוחסנים במקום אחד וקיימת גישה נוחה למעורבים בתהליך. הכלי צריך לאפשר גישה על בסיס ‘need to know’ כך שישקף את האחריות של המעורבים בתהליך. לכל חברה יש את נהלי העבודה שלה, הכלי צריך לבטא את הנהלים ולאפשר זרימה בתהליך: מעקב אחר מי עשה מה ומתי, סטטוס קיים ותוצאה צפויה. כאשר תהליך התכנון יסתיים, הכלי אמור לאפשר, בקלות, העברת הנתונים לשימוש במערכות אחרות או בקרה תקציבית שוטפת במשך השנה.
כעת נשאלת השאלה האם האקסל, המוכר והידוע, באמת עומד בכל אותם קריטריונים?
- קבצי אקסל הם מסמכים ולא בסיסי נתונים
אקסל אינו בסיס נתונים. חוברות העבודה באקסל הינן מסמכים המאוחסנים בתיקיות שלך. משתמש יכול בטעות לבצע שינויים או חלילה למחוק את המידע החשוב לך. כאשר אנשים מעתיקים קבצי אקסל ומבצעים שינויים מקומיים – נוצר בלאגן. בסופו של דבר אנחנו מקבלים מספר גרסאות של האמת. אם נרצה לשתף את התכנון באקסל בין המעורבים בתהליך נצטרך ליצור חוברות עבודה מרובות ואז להקדיש אינספור שעות לבניית משיכות נתונים בין הקבצים (בעזרת נוסחת VLOOKUP למשל). - שגיאות בקבצי התקציב
כל מי שמשתמש באקסל לבניית מודלים מורכבים מכיר את התרחיש בו הכל נראה תקין אך המספר הסופי לא נראה הגיוני. טעויות באקסל גדול ומורכב יצריכו זמן רב באיתורם ובתיקונם, קל וחומר כאשר מדובר במספר אקסלים הקשורים זה לזה. - לתקציב טוב יש הרבה רמות וממדים
תקציב מורכב יהיה מבוסס תמיד על הנחות יסוד, לעיתים לא מעט הנחות. תוכנת האקסל לא מאפשרת לעבוד עם מספר רב של רמות ומימדים בו זמנית, בייחוד כאשר הם מגיעים מטבלאות שונות. - גמישות לשינויים
כאשר נוסיף לתקציב השנתי סעיף חדש או מחלקה חדשה, נצטרך לעבוד קשה כדי להתאים את מבנה האקסל. אם נרכשה חברה חדשה ויש להוסיפה לתקציב, בשיקולים האם לרכוש חברה חדשה, קחו בחשבון את הזמן והמשאבים שידרשו כדי להכניס אותה לתקציב. יכול להיות שתוותרו עליה רק בגלל חוסר הגמישות של התוכנה? - החברה שלך היא מאגר ידע – השתמש בה!
אין עובד או מנהל אחד בחברה שיש לו את כל התשובות. מנהלי המכירות מכירים את הלקוחות, מנהלי השיווק מבינים את המותג ואת השוק, מנהלי ייצור מבינים את תהליך הייצור. הכספים מבינים ב…כספים. אם כך, למה מחלקת הכספים תמיד אחראית לכל התקציב? אולי בגלל השליטה של אנשי הכספים באקסל? לעיתים נדמה כאילו שמירה על תקינות האקסל יותר חשובה מתהליך בניית התקציב עצמו. האם אנחנו רוצים תהליך מקצועי המבוסס על ידע וחשיבה או פשוט העתקה של נתוני שנה שעברה כתקציב.
תכנון, בניית תקציב ותחזית אינם חייבים להיות מטלה משעממת שמבצעים פעם בשנה. תקציב יכול להיות כלי נהדר לנהל את העסק שלך, כלי שמונע הפתעות. לשם כך יש לבצע חשיבה רצינית האם אקסל הוא הכלי הנכון לכך.
דאטה קור, מומחי בינה עסקית.
